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爱彩乐新版:財務人員如何做好在建工程的核算

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  在我國,企業工程項目建設基本都實現項目流程化管理。公司新建大的工程建設項目,都需要經過項目建議書、可行性研究、設計、招投標管理、建設期管理、初步驗收、竣工驗收、結算、決算等很多環節,會涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、設備材料供應商及政府相關部門等,是一個復雜的過程。實務中,在建工程的核算是大多數企業的薄弱環節。財務人員要做好在建工程的核算,要注重以下幾個方面。

  一、了解和參與在工程建設的內部控制流程

  1、工程方案制定及工程立項階段

  企業應當提供條件讓財務人員應參與工程的立項、評審過程。財務人員應主動向相關職能部門了解企業本年度擬新增的工程項目,取得項目建議書、可行性研究、項目評審和立項決策等資料,以便為工程核算做好準備。

  2、工程設計階段

  工程設計分為初步設計、技術設計和施工圖設計三個階段。財務人員應主要向相關職能部門了解工程項目的設計情況,必要時察看設計方案及圖紙,以便于對工程項目進行明細核算。

  3、工程預算及招標階段

  企業應當組織技術人員根據工程項目設計方案,編制工程項目預算,財務人員應當參與預算的評審過程。財務人員應參與工程項目、設備及物資采購的招標過程。公司與中標方簽訂合同時,應就付款等條款征求財務人員的意見。

  合同是財務管理和會計核算的重要基礎。在建工程的合同,規定了工程名稱、工程范圍、工作內容、工程量、造價等重要信息,是會計審核付款的依據,也是確定成本對象和成本分配內容及分配比率的重要參考。財務人員必須樹立牢固的合同意識。

  財務人員應爭取事前介入合同的管理,參與、指導和審核在建工程合同的簽訂,保證合同信息的充分性、規范性,以免在建工程核算依據不足造成核算成本?

  混亂和缺乏準確性、嚴肅性;同時,由于房產稅與房屋價值有關,所以,在建工程合同還應避免把那些與房屋無直接關系的設施、構筑物列入房屋造價的情況,避免虛增房屋成本,造成稅負過重的現象。

  值得注意的是,從廣義來講,在建工程合同還應包括與合同關相的圖紙、預算和決算文件,作為財務人員,除要把握狹義的合同外,最好還應把目光擴展到廣義的合同上來。財務人員應取得并保存與工程項目相關的合同資料,并建立會計檔案。

  4、工程項目實施(建設)階段

  企業應當根據內部控制的要求,授予財務人員適當的工程項目支出的審核權和審批權限,并明確財務人員的責任。財務部門應根據公司的授權,配備專門的財務人員負責工程項目的核算。財務人員應向工程管理部門了解工程開工所需的手續是否已辦妥,以便安排工程項目所需的資金。

  負責工程資金審核、審批的財務人員應制定工程支出的業務流程及所需提交的資料,并將流程和要求傳達給相關的職能部門。在對支出進行審核和審批時分嚴格執行流程,同時做到先察看合同臺賬再簽署審核意見,審核意見要盡量詳細(包括工程總合同、按進度應付款、已付款金額、已取提的發票金額,建議本次付多少款等)。

  負責工程項目核算的財務人員要加強與相關職能部門的溝通,定期不定期到工程現場,察看工程的建設情況,定期不定期對工程項目進行盤點。

  負責工程項目核算的財務人員要根據工程項目的特點,設置工程核算所需的會計科目,會計科目的設置要即要滿足工程管理的需要,又要便于將來單項固定資產價值的確定。

  負責工程項目核算的財務人員應取得與工程有關的所有合同、協議,分類建立會計檔案,對每項工程都應設置專門的合同臺賬,加強對工程項目的輔助核算。

  財務部門應當收集工程項目建設過程中涉及的資料,分項分類進行會計檔案的裝訂和保管。

  負責工程項目核算的財務人員應提請工程管理部門在每月末取得經三方(施工方、出包方、監理)簽字確認的工程進度報告或工程進度確認書及在建工程的照片。財務人員根據工程進度及時、完整的核算在建工程的成本,并將工程進度、工程照片作為原始憑證。

  做好在建工程臺賬是準確開展在建工程核算和管理的關鍵。在建工程臺賬主要用于對在建工程合同進行蹤,必須反映以下信息:合同編號、工程名稱、成本對象及工程量、工程單價、合同金額(含追加或調整減金額)、歷次付款金額、發票金額等。

  5、竣工驗收階段

  工程竣工后,由建造方提出驗收申請,公司應成立專門的驗收小組對完工項目進行驗收,驗收要有書面的驗收報告,驗收人員均要在報告上簽字。

  工程驗收后,應提請工程管理部門與施工方共同編制工程結算書,注意決算書應經出包方和承包方共同簽章確認。對于大型項目或國家重點項目、專項資金建設的項目應聘請中介出具工程審價報告和決算。

  工程完工交付使用時,應要求工程管理部門或資產管理部門填制固定資產驗收單,驗收單應注明固定資產的名稱、規格、數量、生產廠家、主要性能、存放地點、使用部門、預計使用年限等信息。

  財務部門應注意收集與工程相關的所有資料,分工程項目進行整理、裝訂、歸檔。

  6、結轉固定資產、錄制固定資產卡片

  工程驗收分為單項驗收和整體驗收,無論是單獨驗收還是整體驗收,財務人員均應在驗收前與工程技術人充分溝通,掌握工程項目主要構成部分的性能特點是生產線和機器設備的性能,提請公司召開由技術人員、財務人員等相關人員參加的工程結轉固定資產的討論會,對工程項目形成的固定明細項目進行確定,驗收時根據確定的固定資產項進行驗收并盤點。

  財務人員在結轉固定前應對每一項固定資產的存放地點及形態進行落實,必要時提請工程技術部門出具固定資產方位圖(可以分建設工程和設備單獨繪制),確定固定資產編號,按圖紙盤點固定資產,同時在固定資產上和圖紙上將標記固定資產的編號。

  財務人員應提請公司成立盤點小組,盤點小組應由負責工程建設的部門、負責資產管理的部門、使用固定資產的部門及財務部門的相關人員參加,在盤點固定資產的同時完成固定資產從建設部門到使用部門的交接手續。

  財務人員根據盤點表、驗收單等資料編制結轉固定資產的會計分錄,同時錄制固定資產卡片。

  二、做好在建工程所涉及會計科目的設置

  企業的固定資產,除購買、投入等來源外,還有很大一部分是自己建造的,這部分工程要通過“在建工程”科目核算。在建工程科目的設置非常重要,如何設置在建工程科目,很多人搞不明白。對此,大學的標準教材上也是一直沒有突破,解決方案很不實際,也不符合時代的變化。我認為,需考慮兩個因素:一是要與合同保持對應關系,便于管理;二是要方便日后固定資產的結轉。所以,對于在建工程明細科目的設置,也有兩種思路:一是按合同設置;二是按所形成的固定資產設置。優缺點如下:

  1、按合同設置:其優點是簡化核算,避免日常的費用分配工作,并可使在建工程科目的設置和核算有據可依,同時,便于在建工程的管理與合同的管理的統一。缺點是,從在建工程科目中,看不到日后所形成的固定資產名稱。

  2、按所形成的固定資產設置:其優點是在發票及時的情況下可隨時掌握固定資產的進度,并能于在建工程科目設計時,預先考慮和規劃固定資產的內容。缺點是,會計人員日常費用分配的工作量大,而且,在工程管理信息不充分或事項不確定的情況下,影響會計結賬的時間,并增加沖錯的機率。

  實物中,按照所形成的固定資產設置在建工程明細賬,需要財務人員具備工程建設的知識,熟悉公司所建造的在建工程將來能形成哪些固定。在工程量少,工藝簡單,將來形成的固定資產不多的情況要比較容易做到,但在工程量大,涉及的生產工藝復雜,將來形成的固定資產種類多、數量多的情況下,很難做到。故實務中按合同設置在建工程明細科目的情況比較多。

  設備“在建工程”一級科目,本科目核算企業基建、更新改造等在建工程發生的支出。按“合同單位”設置二級核算。按“建筑工程”、“安裝工程”、“在安裝設備”、“待攤支出”設置三級科目。按單項工程成本的構成項目設置四級科目。

  三、根據公司在建工程的特點確定“在建工程”的成本構成

  實物中在建工程的建造方式有兩個種,一種是出包工程,一種是自營工程。

  出包工程又有兩種方式:一是包工包料,二是只包工不包料。

  1、包工包料的工程,在建工程的成本包括按發包工程進度和合同規定結算的進度款和在建工程的待攤支出。

  2、包工不包料的工程,在建工程的成本包括按合理估計的發包工程進度和合同規定結算的進度款、工程領用的材料物資、在建工程的待攤支出。

  3、自營工程。應比照生產成本進行核算,在建工程的成本包括工程材料物資、工程勞務成本、在建工程的待攤支出。

  在建工程的待攤支出是指在建工程發生的管理費、征地費、可行性研究費、臨時設施費、公證費、監理費、資本化利息、負荷聯合試車發生的費用及應負擔的稅費。

  四、做好在建工程的結轉

  在建工程完工后,應及時結轉固定資產。對于沒有決算而投入使用的在建工程,應于投入使用時,進行估價結轉。估價結轉時,如金額確定,可按確定的金額入賬;如不確定,且合同金額與開票金額、付款金額不一致時,可按三者中較高者估價入賬。

  在建工程科目結轉固定資產和工業企業的基本生產科目結轉完工產品一樣。如果把在建程比做制造費用,則所要結轉的固定資產就是產成品。固定資產是在建工程的指向的成本對象,合同就是工藝單(或工藝定額),在建工程按合同的規定結轉到相應的固定資產中。有的可直接計入,有的可分配計入。